ПРЕДИСЛОВИЕ

Планомерно освещая в наших публикациях разные стороны цифровой трансформации государственного управления, мы в Центре подготовки руководителей и команд цифровой трансформации на этот раз предлагаем вашему вниманию навигатор по бережливым подходам в госсекторе. Предваряя новую публикацию, я хотела бы показать преимущества и значимость оптимизации процессов, процессного управления в целом, и поделиться личным опытом оптимизации процессов Центра, дать несколько рекомендаций тем руководителям, кто только приступает к решению этой задачи.

Внедрение принципов бережливого управления в госсекторе отвечает тенденциям последних лет, когда в госуправлении, сфере в значительной степени инерционной, стали пересматривать принципы работы и заимствовать некоторые инструменты бизнеса. За последние годы в России появилось понимание, что в госсекторе не только можно, но и нужно использовать лучшие бизнес-практики. Инструменты повышения эффективности в государственном и коммерческом секторах во многом схожи, хотя в госсекторе есть специфические ограничения (нормативные документы, информационная безопасность, устаревшее ПО и т. д.). Среди преимуществ бережливого подхода:

На верхнем уровне бережливый подход помогает достичь главных целей госуправления, связанных как с развитием страны, так и с качеством жизни отдельного человека. Государство имеет множество обязательств в отношении граждан, включая соблюдение их прав и свобод, охрану здоровья, защиту детей и малоимущих, поддержку предпринимательства. Все эти функции государство выполняет за счет налогоплательщиков. Бережливый подход, оптимизация процессов в госсекторе позволяют экономить средства каждого гражданина, расходовать бюджет разумнее и эффективнее. В этой работе значим вклад каждого государственного и муниципального служащего. Все решаемые ими задачи стоит рассматривать не как оторванные от жизни бюрократические процедуры, а как элемент функционирования государственной машины.

Как и другие подходы, Lean не может быть волшебной таблеткой. Его внедрение даст эффект, но он не будет значительным без сопутствующей комплексной работы, включающей применение инструментов клиентоцентричности, гибких подходов к управлению проектами, в том числе Agile, разработку обоснованной стратегии цифровой трансформации, учет этических аспектов и т. д. Эти средства совершенствования социального государства были описаны в отдельных публикациях Центра, и навигатор «Бережливое управление в госсекторе» продолжает эту линию.

В прошлом году я как руководитель инициировала и теперь продвигаю оптимизацию процессов в Центре. Так сложилось, что наша деятельность начиналась стремительно, и, как и во многих других организациях, большинство процессов складывалось стихийно. Но на втором году существования Центра мы системно занялись описанием процессов и их оптимизацией, что стало органичной частью развития нашей организации.

Почему органичной? Вспомним пример из урбанистики. Если дорожки для пешеходов прокладывает архитектор, даже очень профессиональный, он не всегда делает это оптимально. Известна история о том, что при строительстве Курчатовского института в Москве в качестве эксперимента решили не асфальтировать дорожки сразу. Сначала пешеходы некоторое время протаптывали тропинки там, где это было удобно, и только потом архитекторы посмотрели, что получилось, и заасфальтировали их. Этот пример показывает, что не следует отметать прежние практики: они могут быть значимыми, поскольку сложились как способ удобной работы живых людей в конкретной команде и отражают их психологические и когнитивные особенности, черты организационной культуры. На оптимизацию процессов Центра я смотрю с точки зрения этой аналогии: сначала мы «протоптали дорожки» интуитивно, а сейчас с помощью профессиональных инструментов делаем их более ровными, удобными, отвечающими нашим задачам. Мы оптимизируем процессы Центра, не отказываясь полностью от этих тропинок, но не считаем их догмой и меняем при необходимости.

На какой основе можно успешно выстроить процессы? Рекомендации отличаются для руководителей разного уровня и разной степени погруженности в проблему, но есть несколько важных общих моментов.

Также полезно понимать самому и донести до сотрудников, что их ценность как специалистов в результате внедрения бережливых подходов возрастет. Умение оптимизировать процессы — это востребованная компетенция, и сотрудник, участвуя в оптимизации, повышает свою рыночную капитализацию, а затраты на оптимизацию — это в том числе инвестиция работодателя в развитие команды и организации.

С чего начать? Если вы никогда не сталкивались с этой темой и думаете, что Lean подходит только для промышленного производства и неприменим к тому, чем вы занимаетесь, то задайте себе несколько вопросов. Знаете ли вы, сколько у вас процессов в организации? Какие из них ключевые? Где у вас возникают сбои? На что ваши сотрудники тратят больше времени, чем нужно? Если вы пока не знаете ответов, то налаживание процессного управления наверняка будет полезно вашей организации.

Если тема вам отчасти знакома и вы уже пробовали себя в роли руководителя процессного управления, то спросите себя: «Есть ли мне и команде куда расти?» Предположим, вы считаете, что расти вам некуда — тогда можете закрывать эту книжку: скорее всего, с процессами у вас все в порядке, вы уже все оптимизировали и вряд ли научитесь чему-то новому. Но если вы чувствуете, что ресурсы организации расходуются недостаточно эффективно, что у вашей организации есть потенциал, чтобы работать более качественно и быстрее достигать тех целей, которые вы как руководитель перед ней ставите, тогда перелистните страницу и погрузитесь в мир бережливого управления. Те инструменты, которые мы описываем, и те рекомендации, которые даем, помогут вам сделать серьезный шаг в этом направлении.