ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ
Авторы раздела: А. А. Пермякова, Ю. Х. Попкова
Иногда процессы в госуправлении настолько обрастают бюрократическими сложностями, что даже у госслужащего, который искренне хочет помочь гражданам, нет возможности сделать это эффективно. Бережливое мышление и процессное управление помогают понять, что процессы могут быть простыми и гибкими. Отказаться от лишних действий психологически непросто — но если руководитель отдела больше не ставит подпись на документе, это не значит, что в организации он теперь не нужен. У него просто освободится время для других задач. Самое главное:
- Наиболее полный и целостный подход к оптимизации процессов состоит из пяти фаз и обозначается аббревиатурой DMAIC.
- Приступая к оптимизации процессов, определите цель, ради которой вы планируете все перемены.
- Оптимизация процессов начинается с исследования того, что на самом деле происходит в организации. Чтобы это исследование не было профанацией, руководителям проекта оптимизации полезно общаться не только с начальниками, но и с рядовыми сотрудниками.
- Необязательно изобретать решения с нуля. Для многих распространенных проблем с процессами уже есть готовые решения и инструменты.
6.1 ЧЕК-ЛИСТ: ВОСЕМЬ ДЕЙСТВИЙ НА ПУТИ К ОПТИМИЗАЦИИ
Время чтения: 3 мин.
Один из множества элементов управления процессом — это его оптимизация, то есть разработка и реализация мероприятий по его совершенствованию. Оптимизация начинается с исследования реального положения дел и формулировки цели; затем проводится анализ потенциальных проблем, разработка и внедрение предложений по совершенствованию; в финале наступает этап контроля процесса.
Лекарства, которые будет получать «больной» процесс, — это инструменты оптимизации. Прежде чем познакомиться с ними, изучим действия, необходимые для запуска оптимизации процесса в первый раз.
1
Поначалу попытки совершенствовать процессы неизбежно вызовут отторжение у части сотрудников, потому что оптимизация — это не просто набор практик, а изменение самой культуры работы. Чтобы оптимизация действительно принесла результаты, на ее начальных этапах стоит получить поддержку высшего руководства. Хорошо, если руководитель донесет до сотрудников, что он считает предстоящие нововведения нужными и важными, что это не прихоть «эффективных менеджеров».
2
Определить стартовый процесс для оптимизации. Им может стать:
Если в организации есть процесс, которым недовольны сотрудники, они будут о нем говорить — но из-за традиции «закрытых дверей» далеко не всегда публично. На групповых встречах многие молчат, а свое мнение высказывают коллегам в узком кругу. Чтобы определить «болевые» процессы, информацию приходится собирать по разным каналам, в том числе и неформальным. При этом никто из участников рабочих групп не должен быть уволен или наказан за высказанное мнение.
- наиболее ресурсоемкий процесс;
- процесс, вызывающий больше всего конфликтов («болевой»);
- процесс, владелец которого хорошо относится к идее оптимизации.
Если в организации есть процесс, которым недовольны сотрудники, они будут о нем говорить — но из-за традиции «закрытых дверей» далеко не всегда публично. На групповых встречах многие молчат, а свое мнение высказывают коллегам в узком кругу. Чтобы определить «болевые» процессы, информацию приходится собирать по разным каналам, в том числе и неформальным. При этом никто из участников рабочих групп не должен быть уволен или наказан за высказанное мнение.
3
Определить, кто будет отвечать за проведение оптимизации: › руководитель процессного офиса (см. раздел 4.4);
При отсутствии ресурсов внутри организации можно заказать эту услугу на внешнем рынке.
- если процессного офиса нет — руководитель из команды проектного офиса или владелец процесса, знакомый с принципами оптимизации;
- отдел, который занимается методологией обеспечения деятельности (в органах государственной власти).
При отсутствии ресурсов внутри организации можно заказать эту услугу на внешнем рынке.
4
Собрать команду проекта оптимизации — ключевых сотрудников, участвующих в процессе. Желательно, чтобы это были не руководители, а давно работающие сотрудники, знающие процесс изнутри. Их опыт необходим для совершенствования процесса, а включение в команду усилит их мотивацию: они станут частью проекта, о котором будут много говорить внутри организации.
5
Обеспечить многостороннюю коммуникацию. Все в организации должны знать, что начинаются изменения. Цель и смысл перемен нужно ясно и подробно объяснить сотрудникам. Хорошее решение — большая белая маркерная доска, которая стоит в холле на виду у всех и на которой отражаются все этапы оптимизации.
6
Провести небольшой тренинг по процессному управлению для команды проекта, чтобы познакомиться и выработать общий язык.
7
Определить цель оптимизации, например сокращение времени или трудозатрат процесса. Цель должна быть измеримой и амбициозной.
8
Организовать встречу оптимизационной команды с руководителем организации. Чем больше разница в уровнях подчинения между участниками команды и руководителем, тем сильнее будет мотивация. Руководитель формулирует цель оптимизации и подчеркивает, что она является общей для всех участников.