4.3 КАРТИРОВАНИЕ ПРОЦЕССА

Карта процесса — визуальный инструмент, который помогает членам команды сформировать единое понимание основных шагов процесса, его границ, потерь, дублирующих функций и узких мест. Картирование (составление карты или блок-схемы) выполняется на основе того, как процесс происходит в реальной жизни, а не по документам (см. раздел 6); даже если в целом процесс соответствует документу, на практике обнаруживается множество тонкостей, которые в итоге делают процесс неэффективным (рисунок 4.4).

При составлении любого типа карты предстоит:

Картирование используют с разными целями. Во-первых, это один из этапов внедрения процессного управления, который позволяет визуализировать все процессы в организации. Ошибки, незаметные в текстовом представлении, становятся видны на карте, а информацию легче воспринимать в графическом виде. Во-вторых, к картированию обращаются при оптимизации процесса. В этом случае составление карты процесса — обязательная часть работы команды наряду с разбором текущего состояния процесса, поиском идей для его улучшения, формированием целевой схемы. Тип карты зависит от того, с какой целью ее будут использовать. Для имеющихся процессов подходят кросс-функциональные карты или карты событийных цепочек; иногда блок-схемы заменяют на таблицы. Для оптимизации применяют диаграмму спагетти или карту потока создания ценности. Компоненты, которые учитывают при составлении карты процесса, показаны на рисунке 4.5.

Ниже мы рассмотрим только те карты, которые относятся к внедрению системы процессного управления. Карты, используемые для оптимизации процессов, обсуждаются в разделе 6.

Диаграмма VAD (англ. Value Added Chain — цепочка добавленной ценности) отражает процессы и группы процессов (а также их продукты) из каталога процессов организации. Модель позволяет выстраивать взаимосвязи групп процессов, определять границы процессов и их результаты для последующего описания во внутренних документах. Пример VAD приведен на рисунке 4.6, элементы нотации VAD можно увидеть в таблице 4.4.

Диаграмма EPC (англ. Event-Driven Process Chain — событийная цепочка процесса) используется для описания выполнения процесса, в том числе последовательности и взаимосвязей внутренних элементов процесса (шагов, операций), определения ответственных за их реализацию, входов и выходов, этапов процесса (шагов, операций), взаимосвязей с иными процессами (этапами, шагами), а также для описания ключевых событий процесса (этапа, шага). Также EPC описывает взаимоотношения между структурными подразделениями организации в течение одного процесса и сотрудниками одного подразделения на этапе процесса. Чаще всего диаграмму EPC применяют для групп процессов (верхнеуровневых процессов) с последующей детализацией в виде других карт, а также для отражения процессов, проходящих в ИС. Пример такой диаграммы и элементы нотации см. на рисунке 4.7 и в таблицe 4.5, таблицe 4.6.

Чаще всего диаграммы BPMN (англ. Business Process Model and Notation — нотация и модель бизнес-процессов) используют при разработке моделей, описывающих работу, которая подлежит дальнейшей автоматизации. Эти карты также помогают наглядно отразить взаимодействие между исполнителями процесса. Из всех перечисленных выше нотация BPMN (таблица 4.7) — самая богатая по содержанию и позволяет осуществлять наиболее детальное моделирование процесса. Пример диаграммы BPMN представлен на рисунке 4.8.

При картировании стоит сосредоточиться не только на выборе адекватного инструмента (одной из диаграмм, описанных выше), но и на эффективном управлении работами по картированию, особенно если процессов много. Например, в Белгородской области при внедрении бережливого управления проводилось картирование 250 процессов в правительстве области. Для администрирования картирования всего массива процессов был разработан метод «блинчиков» (см. таблицу 4.8).

Этот механизм был применен в 2018 году, во время первой волны бережливых проектов в региональных органах власти. Он зарекомендовал себя как наиболее эффективный способ администрирования с применением визуализации.

Затем он использовался центрами компетенций в организационных проектах по вовлечению подведомственных организаций, учреждений и предприятий в деятельность по оптимизации процессов, а также при разработке фабрик процессов (учебных площадок, на которых можно получить опыт применения инструментов бережливого производства) при отраслевых департаментах Белгородской области.