13.2 ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ
«СуперШаблон». Идея сделать шаблоны основных документов возникла из пользовательского запроса. На встрече сотрудников выяснилось, что общей болью является отсутствие единых стандартов оформления документации. В результате из 300 видов документов были выбраны 20 наиболее популярных, по ним были созданы шаблоны и включены в ПО «Документофф».
Выплаты по рождению ребенка. В июне 2016 года была поставлена задача — принять дополнительно 150 заявителей, обратившихся за единовременной выплатой в связи с рождением ребенка. Чтобы решить эту задачу, сотрудники научились картировать процессы и изучили соответствующие инструменты. Время оказания услуги сократилось до 15–20 мин, пропускная способность увеличилась с 5–6 до 15–20 чел.
«СуперСкрепка». Отдел документооборота ежедневно принимал много писем: сотрудники вынимали документы из конверта, расправляли, скрепляли скрепкой и складывали в лоток на сканирование, а после сканирования скрепляли снова. Для улучшения обработки входящей корреспонденции процесс картировали и проанализировали. Для сокращения потерь скрепку было решено убрать, а документы — разделять пластиковыми файлами. Время обработки и регистрации входящей корреспонденции с 2,5 дней сократилось до 20 минут, электронный документооборот с 10% увеличился до 100%, экономия составила 20000 руб./мес., входящие письма перестали теряться.
«Переезд по 5С»: оптимизация пространства. Оптимизация процессов потребовала оптимизации пространства. После анализа расположения отделов было решено перераспределить сотрудников и архивы. Были созданы текущие и целевые карты перемещения сотрудников и документов, выстроена логистика с точки зрения взаимодействия с клиентом, рабочие места были полностью переоборудованы. «Программа логистики переезда» позволила сформировать интерактивную карту внутреннего переезда сотрудников управления, найти наилучшее расположение продуктовых команд, уменьшить количество переходов и сократить потери времени. Потери времени на внутреннее перемещение уменьшились на 2%.
Разработана совместно с детским технопарком «Кванториум 63», отвечавшим за внедрение и техническое сопровождение программы.
Необычные решения. При разработке программных комплексов выяснилось, что ИТ-специалисты не заинтересованы в создании новых проектов. К проектной деятельности привлекли ИТ-сотрудников управления, а к работе с цифровыми продуктами — детский технопарк «Кванториум 63». Участие школьников потребовало дополнительных усилий по командообразованию и урегулированию конфликтов, для этого управление привлекло наставников.
Система 5С (5S) пришла из японской концепции бережливого производства. 5С — это 5 шагов. Цель — порядок и прозрачность, а не «упорядоченный хаос», который иногда царит на рабочих местах. Когда вокруг порядок, сотрудникам проще сконцентрироваться на рабочих задачах и они меньше устают.
- Seiri — Сортируйте. Все предметы на вашем рабочем столе можно разделить на необходимые и те, что просто занимают место. Первые — оставить, вторые — перенести в архив или, если можно, выбросить.
- Seiton — Соблюдайте порядок. Для каждой вещи — свое место. Если вы всегда кладете вещи на свои места, то уже начинаете автоматически и быстро ориентироваться и не тратить время на поиски необходимых документов или канцелярии.
- Seiso — Содержите в чистоте. Фразу «содержите в чистоте» можно понимать и буквально, и нет. Смысл — найти причины, почему на рабочем месте появляются грязь или творческий беспорядок, и не дать хаосу победить.
- Seiketsu — Стандартизируйте процесс. Если регулярно выполнять первые три шага, постепенно вы поймете, как лучше разложить вещи на столе и в шкафах, как удобнее организовать архив, как маркировать папки с документами, чтобы их было просто найти. Такие практики стоит описать. Лучше это сделать наглядно, а не в виде длинной инструкции, и обязательно объяснить коллегам, что вы имели в виду.
- Shitsuke — Соблюдайте и совершенствуйте. Пусть следование установленным правилам войдет в привычку.
Система 5С (5S) пришла из японской концепции бережливого производства. 5С — это 5 шагов. Цель — порядок и прозрачность, а не «упорядоченный хаос», который иногда царит на рабочих местах. Когда вокруг порядок, сотрудникам проще сконцентрироваться на рабочих задачах и они меньше устают.
- Seiri — Сортируйте. Все предметы на вашем рабочем столе можно разделить на необходимые и те, что просто занимают место. Первые — оставить, вторые — перенести в архив или, если можно, выбросить.
- Seiton — Соблюдайте порядок. Для каждой вещи — свое место. Если вы всегда кладете вещи на свои места, то уже начинаете автоматически и быстро ориентироваться и не тратить время на поиски необходимых документов или канцелярии.
- Seiso — Содержите в чистоте. Фразу «содержите в чистоте» можно понимать и буквально, и нет. Смысл — найти причины, почему на рабочем месте появляются грязь или творческий беспорядок, и не дать хаосу победить.
- Seiketsu — Стандартизируйте процесс. Если регулярно выполнять первые три шага, постепенно вы поймете, как лучше разложить вещи на столе и в шкафах, как удобнее организовать архив, как маркировать папки с документами, чтобы их было просто найти. Такие практики стоит описать. Лучше это сделать наглядно, а не в виде длинной инструкции, и обязательно объяснить коллегам, что вы имели в виду.
- Shitsuke — Соблюдайте и совершенствуйте. Пусть следование установленным правилам войдет в привычку.