6.7 «КОНТРОЛЬ»

На этой фазе участники оптимизации процесса принимают решение о том, какие инициативы оказались правильными по результатам «пилотов» и как будет выглядеть целевой процесс. Затем он закрепляется в нормативных документах, а команда продолжает отслеживать целевые показатели. В конце проекта необходимо поощрить команду за работу. Предпочтительны нематериальные способы поощрения: дополнительные отгулы, грамоты, фото, публикации и интервью с участниками во внутренней прессе и на информационных порталах. Продвижение результата будет способствовать тому, что владельцы других процессов захотят улучшить свои результаты и попасть в следующую волну оптимизации.

Применение DMAIC к процессам напоминает работу врача: ему необходимо понять, что болит, описать симптомы, собрать информацию, назначить анализы и провести другие исследования. Затем найти реальную причину болезни и понять, как ее устранить. А дальше врач следит за тем, чтобы пациент регулярно проходил обследования и контролировал свои показатели, например, артериальное давление или уровень сахара в крови.

На начальной стадии оптимизации процессов особое внимание следует уделить трем моментам. Во-первых, важно, чтобы руководитель организации настойчиво и публично говорил о необходимости изменений. Во-вторых, не обязательно проводить полный проект оптимизации, можно использовать отдельные инструменты для небольших улучшений конкретных функций. Если процесс не оптимизировали больше двух лет, в нем точно есть потери и его, без сомнения, можно улучшить. И, наконец, важен вклад не только руководителей, но и рядовых сотрудников, и их можно и нужно привлекать к участию в оптимизации процессов.