6.6 «СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ»
Время чтения: 4 мин.
ШАГ 10. ВЫРАБОТКА ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ РЕШЕНИЙ
Для поиска потенциальных решений рекомендуется применять мозговой штурм — свободную, никем не ограничиваемую разработку идей в группе. Результат мозгового штурма — множество предложений за короткое время. Эта ключевая техника креативности позволяет каждому участнику высказывать свое мнение в безопасной среде. Правила мозгового штурма:
- выберите модератора и убедитесь, что все участники понимают основной вопрос;
- дайте всем время набросать несколько идей;
- на этапе генерации идей не стоит прибегать к привычным решениям, таким как разработка памятки, обучение сотрудников, автоматизация процесса;
- не критикуйте чужие идеи, воздержитесь от их оценки, от ворчания и жалоб, забудьте о догмах и стереотипах;
- чем больше идей, тем лучше;
- записывайте все предложения.
После мозгового штурма группе следует выбрать наиболее удачные инициативы, проработать их и довести до итоговых решений, которые надо будет проверить на следующем шаге.
ШАГ 11. ПРОВЕРКА ВЫБРАННЫХ РЕШЕНИЙ
Для внедрения процесса существует практика пилотных проектов. Они дают возможность сразу запустить наиболее перспективную инициативу (или несколько инициатив). В течение «пилота» следует продолжать измерять показатель, который выбран для оптимизации процесса. Его динамика будет наглядно демонстрировать команде, что даже небольшие улучшения начинают работать на конечный результат.
На фазе «Совершенствование» имеет смысл изучить опыт и практики других организаций и подразделений. Не исключено, что кто-то уже сталкивался с аналогичными проблемами и нашел решения, которые можно внедрить у вас
На этом шаге в организации должны появиться карта будущего состояния процесса (которую желательно делать в классических нотациях BPMN, VAD или EPS, подробнее о них см. раздел 4.3) и план внедрения — структурированная последовательность шагов для реализации выработанных решений. План внедрения содержит три элемента: кто делает, что делает и когда делает.
Рекомендуется проводить регулярные встречи команды проекта — раз в неделю или два раза в месяц. На них рассматривают статус анализа и внедрения предложений, отслеживают динамику целевого показателя. Не реже одного раза в месяц полезно показывать результаты оптимизации курирующему руководителю: это стимулирует команду активно продвигать и реализовывать свои инициативы.
Рисунок 6.10
Фрагмент карты текущего состояния процесса «Первичный прием граждан» в Белгородском городском центре занятости населения. Знаки потерь визуально напоминают ежей
Фрагмент карты текущего состояния процесса «Первичный прием граждан» в Белгородском городском центре занятости населения. Знаки потерь визуально напоминают ежей
«ЯРМАРКА ЕЖЕЙ»
Инструмент «Ярмарка ежей» создан в управлении по труду и занятости Белгородской области. Он применяется для унификации и стандартизации типовых процессов в однородных организациях. Представляет собой формат стратегической сессии с деловой игрой, на которой обсуждаются проблемы («ежи» — см. рисунок 6.10), выявленные при картировании типовых процессов, и ведется совместный поиск путей их решения.
Итогом становится тиражирование лучших решений выявленных проблем.
На стадии подготовки организаторы собирают информацию о проблемах, выявленных в однородных организациях (центрах занятости, библиотеках, музеях, управляющих компаниях); затем они анализируют целесообразность участия бережливого проекта в «Ярмарке ежей» (доля решенных в проекте проблем должна составлять не менее 80%), выявляют общие проблемы и их решения.
Сценарий деловой игры «Ярмарка ежей»
Участники делятся на команды по 4–6 человек, выбирают капитана, за каждой командой закрепляется модератор. Ведущий мероприятия предлагает командам выбрать процессы, по которым будут составляться чек-листы (не более трех процессов на команду), и раздает чек-листы. Команды анализируют проблему, пути ее решения и составляют «Идеальный чек-лист». Капитаны представляют чек-листы выбранных процессов и обосновывают свое решение каждой проблемы. Во время обсуждения участники всех команд предлагают идеи, делятся опытом. Итог ярмарки — создание и тиражирование единого стандарта процесса.
Итогом становится тиражирование лучших решений выявленных проблем.
На стадии подготовки организаторы собирают информацию о проблемах, выявленных в однородных организациях (центрах занятости, библиотеках, музеях, управляющих компаниях); затем они анализируют целесообразность участия бережливого проекта в «Ярмарке ежей» (доля решенных в проекте проблем должна составлять не менее 80%), выявляют общие проблемы и их решения.
Сценарий деловой игры «Ярмарка ежей»
Участники делятся на команды по 4–6 человек, выбирают капитана, за каждой командой закрепляется модератор. Ведущий мероприятия предлагает командам выбрать процессы, по которым будут составляться чек-листы (не более трех процессов на команду), и раздает чек-листы. Команды анализируют проблему, пути ее решения и составляют «Идеальный чек-лист». Капитаны представляют чек-листы выбранных процессов и обосновывают свое решение каждой проблемы. Во время обсуждения участники всех команд предлагают идеи, делятся опытом. Итог ярмарки — создание и тиражирование единого стандарта процесса.
«ЯРМАРКА ЕЖЕЙ»
Инструмент «Ярмарка ежей» создан в управлении по труду и занятости Белгородской области. Он применяется для унификации и стандартизации типовых процессов в однородных организациях. Представляет собой формат стратегической сессии с деловой игрой, на которой обсуждаются проблемы («ежи» — см. рисунок 6.10), выявленные при картировании типовых процессов, и ведется совместный поиск путей их решения.
Итогом становится тиражирование лучших решений выявленных проблем.
На стадии подготовки организаторы собирают информацию о проблемах, выявленных в однородных организациях (центрах занятости, библиотеках, музеях, управляющих компаниях); затем они анализируют целесообразность участия бережливого проекта в «Ярмарке ежей» (доля решенных в проекте проблем должна составлять не менее 80%), выявляют общие проблемы и их решения.
Сценарий деловой игры «Ярмарка ежей»
Участники делятся на команды по 4–6 человек, выбирают капитана, за каждой командой закрепляется модератор. Ведущий мероприятия предлагает командам выбрать процессы, по которым будут составляться чек-листы (не более трех процессов на команду), и раздает чек-листы. Команды анализируют проблему, пути ее решения и составляют «Идеальный чек-лист». Капитаны представляют чек-листы выбранных процессов и обосновывают свое решение каждой проблемы. Во время обсуждения участники всех команд предлагают идеи, делятся опытом. Итог ярмарки — создание и тиражирование единого стандарта процесса.
Инструмент «Ярмарка ежей» создан в управлении по труду и занятости Белгородской области. Он применяется для унификации и стандартизации типовых процессов в однородных организациях. Представляет собой формат стратегической сессии с деловой игрой, на которой обсуждаются проблемы («ежи» — см. рисунок 6.10), выявленные при картировании типовых процессов, и ведется совместный поиск путей их решения.
Итогом становится тиражирование лучших решений выявленных проблем.
На стадии подготовки организаторы собирают информацию о проблемах, выявленных в однородных организациях (центрах занятости, библиотеках, музеях, управляющих компаниях); затем они анализируют целесообразность участия бережливого проекта в «Ярмарке ежей» (доля решенных в проекте проблем должна составлять не менее 80%), выявляют общие проблемы и их решения.
Сценарий деловой игры «Ярмарка ежей»
Участники делятся на команды по 4–6 человек, выбирают капитана, за каждой командой закрепляется модератор. Ведущий мероприятия предлагает командам выбрать процессы, по которым будут составляться чек-листы (не более трех процессов на команду), и раздает чек-листы. Команды анализируют проблему, пути ее решения и составляют «Идеальный чек-лист». Капитаны представляют чек-листы выбранных процессов и обосновывают свое решение каждой проблемы. Во время обсуждения участники всех команд предлагают идеи, делятся опытом. Итог ярмарки — создание и тиражирование единого стандарта процесса.
Описание инструмента предоставлено И.Ю. Кириловой.