10 БЕЛГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ: КАК ПРИНЦИПЫ LEAN ПЕРЕШЛИ ИЗ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ В ЗАКОНОДАТЕЛЬНУЮ

Авторы: Т. Н. Ботвиньева, И. Ю. Кирилова, А. А. Орлова
Время чтения: 14 мин.
Главное в разделе
  • В конце 2017 года губернатор Белгородской области инициировал изучение бережливых технологий в государственном секторе.
  • В 2018–2020 годах действовал проект «Формирование культуры бережливого управления в органах исполнительной власти, государственных органах Белгородской области».
  • В 2021 году понятия «бережливое управление» и «бережливый проект» были закреплены на законодательном уровне.

10.1 LEAN В БЕЛГОРОДЕ: ИСТОРИЯ ВНЕДРЕНИЯ

В Белгородской области уже три года ведется работа над формированием культуры бережливого управления в органах исполнительной власти и государственных органах. Заказчиком проекта стал губернатор Белгородской области. Для выполнения этой задачи в департаменте внутренней и кадровой политики области в 2018 году был создан отдел внедрения бережливого управления. Новая система (см. таблицу 10.1) интегрировалась в уже существовавшую в области систему проектного управления.
Таблица 10.1
Структура управления бережливыми проектами
Одним из первых шагов по внедрению бережливого управления стала диагностика корпоративной культуры в 30 органах исполнительной власти и государственной власти области, по итогам были разработаны миссии правительства области и отдельных органов власти. Политика клиентоориентированности была сформирована на этапе разработки концепции Положения о внедрении бережливого управления; в основе этой политики лежат признание человеческого ресурса как главного источника создания ценности; своевременное выявление изменений требований пользователя (для улучшения качества процессов или услуг) и снижение потерь.
Областной бережливый проект ориентирован на оптимизацию процессов в организации (органе власти) и соответствует следующим критериям:

  • длительность проекта от трех месяцев до одного года;
  • в ходе картирования процесса выявлено восемь и более разноуровневых проблем;
  • создается новая модель или механизм;
  • выражен эффект для населения;
  • просчитывается экономия средств/ресурсов;
  • участвуют не менее двух подразделений или организаций;
  • возможно тиражирование результатов проекта.
Определение областного бережливого проекта см. в Постановлении Правительства Белгородской области № 202-пп
Основным требованием к работе местных органов власти становится умение воспринимать ценность с точки зрения потребителя, а ее эффективность достигается за счет выстраивания всех процессов и операций как непрерывного потока создания ценности. При этом у результатов деятельности органа власти есть две категории потребителей: внешние (население) и внутренние (сотрудники органов власти области). C 2020 года обязательным требованием для обоснования инициации бережливого проекта стало проведение входного анкетирования потребителей: с его помощью определяются и анализируются ожидания пользователей от оптимизации процесса. По итогам проекта проводится повторное анкетирование.
Такая иерархия была создана в каждом из 30 органов власти и позволила вовлечь в деятельность по внедрению бережливых технологий 100% государственных служащих, при этом решение административных вопросов возложено на должностные лица с широким кругом полномочий. После того как было решено внедрять бережливые технологии в подведомственных организациях, 30 органов власти распределили между четырьмя сотрудниками бережливого офиса. Это позволило своевременно выявлять и корректировать возникающие отклонения от стандартов. Сотрудников бережливого офиса оказалось недостаточно для администрирования процесса, поэтому руководитель проекта принял решение создать 15 отраслевых центров компетенций при органах власти области для тиражирования лучших практик, мониторинга, контроля внедрения инструментов бережливого производства и проектов улучшения процессов.
Совместная работа областного бережливого и областного проектного офисов строится по следующей схеме. На этапе картирования процессов команду по улучшениям сопровождают сотрудники областного бережливого офиса, они помогают внедрять инструменты. На этапе разработки проектной документации подключается областной проектный офис. Сотрудники областного проектного офиса отслеживают сроки и качество выполнения мероприятий. Мониторинг проектов проходит в АИС «Проектное управление». В структуре органов власти Белгородской области создан реестр процессов, согласно которому определяется очередность их картирования. За три года внедрения инструментов бережливых технологий реализованы три волны бережливых проектов.
Сотрудники бережливого офиса наблюдают за работой команд, следят за соблюдением сроков картирования и выхода на защиту проекта. Инструментом мониторинга и контроля служит стенд «Золотые кольца» (подробнее о них см. раздел 5.2.3). Сотрудники бережливого офиса регулярно выезжают в органы исполнительной власти и государственные органы области в качестве участников экспертных комиссий по открытию и закрытию бережливых проектов, а также для очного мониторинга и консультирования команд. Система мониторинга позволяет своевременно оказывать методологическую помощь, а также выявлять тим-лидеров, которые могут стать тренерами для коллег.
В проекте велась работа по вовлечению, обучению и мотивации персонала. На этапе подготовки проекта в декабре 2017 года делегация Белгородской области побывала в Японии, где прошла обучение в Учебном центре Toyota. В 2018 году сотрудники бережливого и проектного офисов прошли обучение в АНО «Японский центр „Кайдзен"».
В 2018–2020 годах сотрудники бережливого офиса ежемесячно проводили обучающие семинары для тим-лидеров региональных и муниципальных органов власти и сотрудников Центров компетенций. Таким образом было обучено более 3000 человек. Проводятся образовательные сессии по обмену лучшими практиками «Бережливое управление Белгородской области. Версия 1.0», в Facebook действует группа «Бережливое управление Белогорья». Для мотивации инициаторов, руководителей и членов команды применяется механизм премиальных выплат. Используются и другие формы поощрения: информация о бережливых проектах публикуется в журнале «Белгородские бережливые практики»; руководители бережливых проектов участвуют в сессиях лучших практик, мастер-классах, конференциях и форумах.
В органах исполнительной власти, госорганах Белгородской области нормативно разведены понятия «бережливый проект» и «дорожная карта оптимизации процесса». Если предложенные улучшения не соответствуют критериям бережливого проекта, то они оформляются в виде дорожной карты с указанием сроков и ответственных за исполнение мероприятий. При отраслевых органах власти области создано 15 фабрик процессов.
В 2018 году Белгородская область присоединилась к проекту «Эффективный регион» (подробнее о нем см. раздел 9). За это время выполнено более 3900 отраслевых проектов в 25 различных сферах, в том числе в здравоохранении, образовании, ЖКХ, развитии транспортной системы, в государственном и муниципальном управлении и т. п.