3.5 ЖИЗНЕННЫЙ ЦИКЛ ПРОЦЕССА
Время чтения: 4 мин.
Жизненный цикл процесса (рождение — развитие — уничтожение) не сильно отличается от жизненного цикла (ЖЦ) любой сложной инженерной или организационной системы. В нем можно выделить шесть типовых фаз.
1
Фаза определения процесса. На этом этапе определяются цели процесса, его место в сети процессов, границы процесса, выявляется или назначается владелец процесса. Что может служить причиной, побудившей создавать новый процесс? Обычно это связано с изменениями в организации — например, созданием нового подразделения или реструктуризацией существующего, или выводом нового продукта/услуги на рынок, или принятием новой стратегии. С этой фазы начинают, решив внедрить в организации или в отдельном подразделении процессное управление (подробнее см. раздел 4.2.)
2
Фаза разработки (проектирования, подготовки) процесса. На этом этапе определяют все компоненты и параметры процесса, включая его внутреннюю структуру и технологии, а также его взаимодействие со всеми смежными процессами. Часто проводят картирование и моделирование процесса (в том числе имитационное). Обязательно определяют все ресурсы процесса, в том числе кадровые. Могут вводиться дополнительные внутренние роли, например «координатор процесса» или «менеджер шага процесса» (см. раздел 4.2 и раздел 4.3).
3
Фаза запуска, интеграции процесса с другими процессами. Процесс запускается в рабочий режим, встраивается в уже работающую сеть процессов организации. Запуск может быть запланирован и произведен поразному: единовременно, итеративно, инкрементально, с использованием пилотных режимов. Первые три фазы запуска нового процесса часто структурированы как отдельный организационный (или консалтинговый) проект или как подпроект в большом проекте (например, запуск процесса сопровождения новой ИС будет подпроектом в проекте создания и внедрения ИС).
4
Фаза операционного функционирования процесса (операционная фаза). Процесс уже работает в «промышленном режиме». Происходит мониторинг и регулирование процесса (cм. раздел 5).
5
Фаза изменения (оптимизации) процесса может идти параллельно с фазой 4: постоянная адаптация и оптимизация процесса согласно философии Lean являются органической частью работы процесса в «промышленном режиме». Иногда процесс нужно срочно и кардинально менять, тогда фазы 4 и 5 целенаправленно разделяют (в этом случае фаза 5 обычно называется реинжинирингом процесса).
6
Фаза ликвидации (отключения) процесса. Процессы не вечны. Организация может быть закрыта, объединена с другой организацией, может быть принято решение о смене стратегии, о пересмотре продуктовой линейки или об отказе от того или иного клиентского сегмента.
Иногда на практике команда сталкивается сразу с фазой оптимизации процесса. Это происходит при появлении нового руководителя / новой команды или в случае, если решение об оптимизации было принято много позже проектирования и запуска процесса.
ПРИМЕР ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЦЕССА
Предположим, что было принято решение создать новую ИС мониторинга настроения граждан (далее ИС МНГ) и инициирован соответствующий проект. При планировании стало ясно: одним из результатов проекта должен быть процесс сопровождения ИС МНГ. Фактически в этот момент была запущена фаза определения процесса сопровождения ИС МНГ. Далее, когда создана архитектура ИС МНГ, проясняются логика функционирования этой ИС и базовые сценарии использования системы. Начинается фаза проектирования процесса поддержки ИС МНГ. К тому моменту, когда ИС МНГ уже может функционировать хотя бы в ограниченном объеме (этап испытаний и пилотирования ИС), процесс поддержки ИС может перейти в фазу запуска процесса, которая завершается с вводом в эксплуатацию ИС. В момент «промышленного запуска» ИС процесс поддержки должен перейти в фазу операционного функционирования. Процесс поддержки подлежит оптимизации и изменению в том случае, если меняется ИС (например, появляются новые релизы, функции, растет число пользователей). Наконец, если принято решение вывести из эксплуатации ИС МНГ (например, по причине перехода на единую федеральную систему), процесс ее сопровождения также будет ликвидирован.
ПРИМЕР ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ПРОЦЕССА
Предположим, что было принято решение создать новую ИС мониторинга настроения граждан (далее ИС МНГ) и инициирован соответствующий проект. При планировании стало ясно: одним из результатов проекта должен быть процесс сопровождения ИС МНГ. Фактически в этот момент была запущена фаза определения процесса сопровождения ИС МНГ. Далее, когда создана архитектура ИС МНГ, проясняются логика функционирования этой ИС и базовые сценарии использования системы. Начинается фаза проектирования процесса поддержки ИС МНГ. К тому моменту, когда ИС МНГ уже может функционировать хотя бы в ограниченном объеме (этап испытаний и пилотирования ИС), процесс поддержки ИС может перейти в фазу запуска процесса, которая завершается с вводом в эксплуатацию ИС. В момент «промышленного запуска» ИС процесс поддержки должен перейти в фазу операционного функционирования. Процесс поддержки подлежит оптимизации и изменению в том случае, если меняется ИС (например, появляются новые релизы, функции, растет число пользователей). Наконец, если принято решение вывести из эксплуатации ИС МНГ (например, по причине перехода на единую федеральную систему), процесс ее сопровождения также будет ликвидирован.
Предположим, что было принято решение создать новую ИС мониторинга настроения граждан (далее ИС МНГ) и инициирован соответствующий проект. При планировании стало ясно: одним из результатов проекта должен быть процесс сопровождения ИС МНГ. Фактически в этот момент была запущена фаза определения процесса сопровождения ИС МНГ. Далее, когда создана архитектура ИС МНГ, проясняются логика функционирования этой ИС и базовые сценарии использования системы. Начинается фаза проектирования процесса поддержки ИС МНГ. К тому моменту, когда ИС МНГ уже может функционировать хотя бы в ограниченном объеме (этап испытаний и пилотирования ИС), процесс поддержки ИС может перейти в фазу запуска процесса, которая завершается с вводом в эксплуатацию ИС. В момент «промышленного запуска» ИС процесс поддержки должен перейти в фазу операционного функционирования. Процесс поддержки подлежит оптимизации и изменению в том случае, если меняется ИС (например, появляются новые релизы, функции, растет число пользователей). Наконец, если принято решение вывести из эксплуатации ИС МНГ (например, по причине перехода на единую федеральную систему), процесс ее сопровождения также будет ликвидирован.